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如何处理大型活动中的意外

  社会工作是一门实践性非常强的职业,“个案、小组、社区”是它的三大◆▼专业工作手法,“社区”专业工作手法中包含了大、中、小型活动,其中大型活▲★-●动不仅作为购买指标,更是检验一线社工实践的“试金石”。大型活动不仅能锻炼社工的统筹能力,还能提高社工的◆■临场应变能力,更能体现团体的协作能力,并且大型活动也是一线社工成长为项目社工的必经之路。下面我就分享一些活动中关于“意外”的处理经验。

  在活动开展前,首先要确认好角色分工,物色好主持人。主持人作为大型活动的“点睛”人物,影响力不亚于统筹人。统筹人和主持人要充分沟通,包括计划书和执行环节、活动目标和过程目标,都需要主持人充分了解,因为活动过程▼▼▽●▽●中的意外几乎全靠主持人临场发挥。只有主持人对活动目标和过程目标有了清晰的认识,才能根据现场有针对性的处理突发意外。

  如果情况特殊统筹人必须兼任主持人,统筹人就需要委任“活动助手”并在团队中“授权”,活动助手有▷•●◇…=▲权在统筹人不方便的情况下处理任何意外,此时活动助手需要充分了解统筹人对活动的设计、安排及执行。因为统筹人要兼任主持人,还必须抓“服务对象”中的关键人物,比如“美食节”活动中的“厨师”、居民中的“粉丝”,不管是在美食环节还是居民环节,都可以借用这些“关键人物”,让活动方向跟着•□▼◁▼自己的设计走。其次,充分利用骨干义工,活动前★◇▽▼•召开义工分工会议,明确岗位职责,让义工变成社工的有力助手。

  其次,推演◇=△▲必不可少,大型活动★-●=•▽全体同工共★△◁◁▽▼同推演,多角度发现问题,及时处理,理论上解决。

  在多部门联动活动中,建议统筹人和主持人完全分开,就算没有合适的主持人,也要在短期内培养一个主持人,因为多部门联动,统筹人最为关键,必须全程处理多部门的联络事宜。

  在活动过程中,关于互动游戏中提问的冷场和过热要如何处理?亲和风格的主持人可以到台下请和自己有眼神交流的服务对象上台来,并请助手亮出互动礼品以吸引更多的人参与。当然,计划书中的互动环节也要□◁充分了解服务对象人群的特点,并制定多个备用方案。

  如果○▲-•■□互动环节“过热”,居民太热情抢答,可以优先请老人、小朋友、第一次参加活动★▽…◇的居民参与,并向已拿到礼品的居民解释清楚。

  在活动过•☆■▲程中,主持人需要进行下一环节时,要提前向工作人员“预告”,发出的信号要清晰明了,如:请负责义工的王社工把在幕布左边的白色塑料箱里的互动礼品牙膏拿到兑奖处黄社工那里准备抽奖环节,人物、具体位置、物品都描述清楚,可以减少不必要的沟通成本。

  大型活动中难免会出现场面失控的情况,主持人可以先提醒工作人员维护好秩序,紧接着可以用高两度的音量请全体参与者看向主席台,如果大家还没有回应,可以连续慢速三次重复:请,所有人,看向主席台。。。然后自己保持安静地微笑,台下就一定会安静下来了。

  在需要PPT的演讲场合,PPT最好能打印备份,因为网络、电脑等都有可能出现意外,如果有纸质版的PPT,主持人一▲●…△样沉着发挥。我曾靠这样一个细心的举动在一场关键比赛中获得较好的名次,从此爱上纸质PPT备份档。

  大型活动中▪…□▷▷•签领环节也是很容易出现拥堵的情况,一来活动前就需要预留更多的人员集中在这个环节,活动现场统筹人可临时派人支援,负责这个环节的工作人员只要处理好第一例问题对象,后面的参与者便会清楚要有序排队、耐心等待了。

  大型活动结束时需要较多的人整理现场,主持人可请参与者一起收拾整理,一来培养全员参与的积极性,让参与者觉得自己也是活动中的一份子,二来减轻工作人员的劳累,迅速回办公室总结、休息。

  每一场大型活动都离不开全体▼▲同工的配合支持,也离不开义工的鼎力相助,更离◇•■★▼不开参与者对活动的规则遵守。只要我们去思考每一个环节可能出现的问题,出现问题后换位思考,就能高效控场,活动▪•★就能顺利进行。一点•●小小的心得,希望有更多的人来分享你的故事!

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